Không ít người đang nhầm lẫn giữa Số hóa dữ liệu và Số hóa quy trình là một, nhưng không phải vậy. Hãy để ý yếu tố “al” trong khái niệm Digitization và Digitalization. Về bản chất, số hóa quy trình là cấp phát triển cao hơn, đã có yếu “số” bao hàm để làm thay đổi cách làm hiện tại, mang lại hiệu quả hơn. Và đa số doanh nghiệp Việt hiện nay đều đang ở giai đoạn số hóa quy trình và số ít đã chuyển đổi số thành công.

1. Hiểu thế nào về khái niệm số hóa

1.1. Khái niệm và phân loại

Số hóa là bước chuyển mọi thông tin sang dạng kỹ thuật số (số hóa dữ liệu) và ứng dụng kỹ thuật số sử dụng các dữ liệu số để đơn giản hóa cách bạn làm việc và thay đổi cách làm việc của tổ chức (số hóa quy trình).

Ở đây có 2 cấp độ chúng ta cần phân biệt rõ: Số hóa dữ liệu và Số hóa quy trình.

– Số hóa dữ liệu: Quá trình chuyển đổi dữ liệu từ dạng analog sang định dạng kỹ thuật. Ví dụ: Giấy tờ bản cứng chuyển thành file mềm trên máy tính; ghi chú trên giấy nhập lên bảng tính Excel hay báo cáo giấy chuyển thành file PDF;

– Số hóa quy trình: Quá trình xử lý dữ liệu để đơn giản và tự động hóa quy trình. Ví dụ: Sử dụng phần mềm CRM, HRM… để tối ưu hóa quy trình làm việc; sử dụng phần mềm để thu thập và phân tích dữ liệu thời gian thực.

Phân biệt số hóa và chuyển đổi số — *Sự khác biệt giữa số hóa và chuyển đổi số*

1.2. Tác động của số hóa

Dữ liệu số cho các doanh nghiệp hiệu quả hơn theo cấp số nhân so với trước đây, nhưng các hệ thống và quy trình kinh doanh vẫn được thiết kế chủ yếu xoay quanh các ý tưởng thời đại tương tự về cách tìm, chia sẻ và sử dụng thông tin.

Tác động mà internet và cả làn sóng ứng dụng công nghệ số trước đây mang lại chủ yếu là số hóa các năng lực hiện có. Đơn giản đó là giao việc cho một loại “nhân viên” mới: máy tính. Nhưng không làn sóng nào thay đổi được một cách sâu sắc các quá trình đang bị thay thế. Những gì xảy ra với số hóa đơn giản chỉ là sự thay thế (analog/hồ sơ trên giấy sang digital).

Chuyên gia chiến lược về công nghệ và nhà phân tích ngành kỳ cựu Dion Hinchcliffe cho rằng:

“Số hóa là sử dụng công cụ kỹ thuật số để tự động hóa và cải thiện cách làm việc hiện tại mà không thực sự làm thay đổi bản chất của nó hay tạo ra luật chơi mới”. Còn chuyển đổi số “là một quá trình từ – sâu – thành – bướm, biến đổi uyển chuyển từ một cách làm hiện tại sang một cách làm hoàn toàn khác biệt, trong một số trường hợp thay thế hoàn toàn các bộ phận của doanh nghiệp và cách thức vận hành để thu được nhiều giá trị hơn so với kiểu kinh doanh quy mô nhỏ, đòn bẩy thấp”.

Nếu chỉ đầu tư vào công nghệ nhằm số hóa các chức năng và quá trình hiện tại thì không đủ để chuyển đổi thực sự một doanh nghiệp hay cả một ngành. Nó là một điều kiện cần, nhưng chưa đủ. Chuyển đổi số đòi hỏi sự thay đổi mang tính cách mạng đối với các quá trình cạnh tranh then chốt của doanh nghiệp.

2. Chuyển đổi số là gì?

2.1. Khái niệm

Chuyển đổi số (Digital Transformation) là sự thay đổi toàn diện của mô hình và tổ chức kinh doanh bằng các thông tin kỹ thuật số.

chuyển đổi số vs số hóa — *Chuyển đổi số và Số hóa là hai khái niệm khác biệt hoàn toàn*

Khái niệm này đang thay đổi cách thức kinh doanh được thực hiện và trong một số trường hợp, tạo ra các lớp doanh nghiệp hoàn toàn mới, ví dụ : Facebook, Shopify.

Với Chuyển đổi số – Digital Transformation, các công ty đang lùi một bước và xem xét lại mọi thứ họ làm, từ hệ thống nội bộ đến tương tác của khách hàng cả trực tuyến và trực tiếp. Họ đang đặt ra những câu hỏi lớn như: “Doanh nghiệp có thể thay đổi quy trình của mình theo cách cho phép ra quyết định tốt hơn, hiệu quả thay đổi trò chơi hay trải nghiệm khách hàng tốt hơn với nhiều tính cá nhân hóa hơn không?”.

Chuyển đổi số đòi hỏi doanh nghiệp phải liên tục theo dõi các xu thế, liên tục thử nghiệm, thích nghi – và các tổ chức giáo dục đang xây dựng chương trình đào tạo mới nhằm trang bị tập hợp kỹ năng mới cho cả đội ngũ lãnh đạo hiện tại và những người sẽ trở thành lãnh đạo trong tương lai. Các tổ chức thực hiện chuyển đổi số tập trung vào việc thu hút khách hàng của họ vào những trải nghiệm thú vị trên nhiều kênh.

2.2. Vai trò của chuyển đổi số

Chuyển đổi số đóng vai trò quan trọng về các phương diện sau:

– Trải nghiệm khách hàng: Người tiêu dùng ngày nay có nhiều sự lựa chọn hơn bao giờ hết. Các doanh nghiệp không chỉ cung cấp các sản phẩm hoặc dịch vụ sáng tạo mà còn cung cấp các tương tác và trải nghiệm có ý nghĩa làm hài lòng khách hàng và thúc đẩy lòng trung thành của thương hiệu.

– Trải nghiệm của nhân viên: Đây không chỉ là cung cấp cho lực lượng lao động của bạn các ứng dụng và thiết bị mới nhất, mà là tạo ra trải nghiệm đơn giản, hiện đại, đầy đủ hơn cho tài sản quý giá nhất của bạn: nhân viên của công ty. Các công ty đầu tư vào trải nghiệm của nhân viên có lực lượng lao động năng suất hơn, gắn kết hơn, điều này dẫn đến trải nghiệm khách hàng tốt hơn. Chuyển đổi số có thể giúp các tổ chức cung cấp không chỉ các công cụ mà mọi người cần mà còn truy cập tức thì vào mọi thứ họ cần từ mọi nơi.

– Tối ưu hóa quy trình: Sắp xếp hợp lý các quy trình công việc, quy trình kỹ thuật số và các tác vụ tự động là tất cả các cách tổ chức có thể tạo ra hiệu quả.

– Số hóa sản phẩm: Sử dụng công nghệ để nâng cao sản phẩm hoặc dịch vụ, như các thiết bị được kết nối thông minh hoặc kích hoạt bằng giọng nói. Chuyển đổi số không chỉ giúp các công ty luôn đi đầu trong công nghệ, mà còn tạo ra một cơ sở hạ tầng nhanh nhẹn cần thiết để liên tục đổi mới và thích ứng với sự thay đổi nhanh chóng và nhu cầu của người tiêu dùng.